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沖縄県内のある市で、業務委託の公募プロポーザルの申請書を締切日の17時30分に提出した企業が採択されたことが市議会で問題になりました。報道によると、締切日の17時15分までに企画提案書を提出することが定められていたところ、当日の市内の渋滞が激しく、締切時間前に(応募企業から)電話があったので、やむを得ない事情と市側が判断し、受理したようです。
渋滞の具合がどの程度だったのかがわからないので何とも言えませんが、少なくとも、想定をはるかに超える激しい渋滞であることが、締切日・締切時間を伸ばす最低条件だと私は思います。
指定管理や補助金の申請でも、締切日当日に、誤字脱字チェックやコピーを行い、締め切り時間ぎりぎりに役所に持参するという方が案外たくさんいますが、非常にリスクが高いやり方です。
法的な話になりますが、申請書などの提出(持参)があった場合、自治体職員は「受理するかどうか」という判断をその場で行う必要があります(「準法律的行政行為」と呼びます)。自治体が受理すると、形式上は適法な申請と見なされ、仮に、後に書類不備等が発覚しても、これを理由に失格にはできません (期限を定めて追加提出または修正するよう申請者に指示する必要があります。蛇足ですが、申請内容が採択に値しなければ、審査して不採択することはできます。つまり、受理すれば、定められた期限までに申請者が対応しない場合を除き、内容を審査する義務が自治体に生じます)。
慎重な自治体の担当者は、申請書等の持参があれば、その場で入念にチェックし、書類不備等があれば「不受理」とし、締切期限内までに再提出することを求めます。もし、締め切り間際に持参して書類不備等で「不受理」になってしまえば、再提出する時間的余裕がありませんから、申請できなかったことになってしまいます。ですから、締め切りぎりぎりの提出は非常にリスクが高いのです。
万一、作業が遅れて締切日・時間に提出できない状況になった場合ですが、「締切日を延ばしてほしい」という要望が認められることは、まずありません。冒頭の事例でも、締切時間を延長したことを知っているのは、(当事者を除けば)市役所の同じフロアにいる職員だけです。つまり(おそらく担当職員のことをよく思っていない)同僚がマスコミに情報を流したのでしょう。一般の方には信じられないかもしれませんが、同僚がマスコミに情報を持ち込むということは、役所ではあり得ない話ではなく、ほぼすべての自治体職員はこのように高いリスクのある判断は行いません。
締め切りに間に合わないということになった場合には、自治体担当者に対し、書類不備等があることを電話で報告した上で、完成している部分のみを期限内に提出するので「とりあえず受理してほしい」と要請するのが可能性がある唯一の対応です。自治体担当者と良好な関係があることが前提ですが、締切日に内容を審査することはまずないので、多くの場合、不備の部分を翌日中に必ず提出すると約束すれば、受理してもらえる可能性が高いと思います。受理後に、書類不備等の追加・修正を指示することは、役所業務では日常茶飯事ですから、これが問題になることはまずないからです。
なお、締切日に間に合わない場合でなく、締め切り時間ぎりぎりにまで作業に追われている場合も、渋滞や交通事故などに巻き込まれる可能性もあるのですから、少なくとも締切の数時間前には完成しているのみを印刷を行い、作業と並行して、電話でこれを「とりあえず受理してほしい」と要望する保険をかけた方がよいと思います。(2013. 5.7)
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