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指定管理者として選定されるために必ず通らなければならないのが審査委員の前で行うプレゼンテーション(プレゼン)です。通常、プレゼンは事業計画書の提出期限から間もない時期(おおむね2週間から3週間あと)に実施されます。やっとの思いで事業計画書を作成した後にすぐに行われるので、ろくに準備もしないでプレゼンに臨む方もたくさんいらっしゃるのですが、特に接戦の場合は、大切な勝負どころになるので、ぜひ万全の準備をして臨むことをお薦めします。
■プレゼンのルールを確認してください。
プレゼンにはルールがあります。まず、かならずこのルールは確認してください。
1.プレゼン日時・場所
役所で開催されるとは限りません。ホテル等で開催される場合もあります。
2.プレゼンの持ち時間(説明○○分、質疑○○分)
3.出席可能な人数
4.追加資料を配布することが可能かどうか
追加資料は、事前に提出する必要があるか、当日配布することが可能か。
追加資料を当日配布する場合は何部必要か。
5.プロジェクタやOHPが使用可能かどうか。
使用可能な場合、パソコンやスクリーン等の機材は誰が用意するのか。
プロジェクタやOHPの機材調整の準備は何時から可能なのか。
これらは、プレゼンの開催通知書に記載されていることが多いと思いますが、記載されていない場合は必ず自治体担当者に確認してください。
なお、服装ですが、普段、作業着で仕事をされている方は、スーツを着るとそれだけで緊張してしまうことがあります。審査会は作業着でもぜんぜんOKなので、無理にフォーマルすぎる格好をする必要はありません。また、現在は、ほとんどの自治体で夏はクールビズを実施しています。クールビズの時期ならノーネクタイでも全く問題ありません。
■原則として追加資料は不要
追加資料を配布できるかどうかを確認すべきと説明しましたが、率直に言うと、原則として、追加資料は必要ありません。提出した事業計画書は、事前に審査委員に配布されており、委員は最低でも一読はしています。
よく、審査会当日、事業計画書のダイジェスト版などを配布する申請者がいるのですが、委員から見ると「せっかく事業計画書を読んできたのに別の資料をまた読まなければならないか。」という気持ちになることが多いようです。ですから、できる限り、提出した事業計画書をもとに説明しましょう。言い換えると、プレゼンの説明時間(おおむね15分から20分)で効率よく説明できるような事業計画書を作成することが大切なのです。
■準備できるなら写真や模型を準備
視覚に訴えることができる資料、すなわち写真や模型(国会で質問者がよく使用しているようなパネルでもOKです。)は持ち込みが可能ならば準備しましょう。だいたい3名程度はプレゼンに参加できることが多いので、説明者以外の2名は、プレゼンの進行具合に合わせて、写真や模型を机の上に掲げてください。
たとえば、イベントで「親子工作教室」を実施するのであれば、「こんなものを親子共同で作成しようと考えています。」といって模型を見せれば、審査委員の印象に残ります。そのほかにも、「過去に○○のイベントを■■で実施したときの状況です。本当にたくさんの方々にお越しいただきました。」と言って大きく引き伸ばした人ごみの写真を見せるのも効果的です。
■写真や模型が持ち込めるかどうかの確認方法
写真や模型をプレゼンテーション会場に持ち込めるかどうかを確認する場合には、注意が必要です。指定管理者選定では、1社からあった質問は全社に回答するというルールがあります。このため、自治体担当者への質問は、下手に行うと、自らの手の内を明らかにするという非常にまずい結果になります。
例えば、「写真や模型を持ち込んで説明してもよいでしょうか。」と質問すると、自治体は、競合相手にも「写真や模型を持ち込んで説明していただいて結構です。」と回答しますので、「写真」や「模型」をプレゼンで使おうとしていることがばれてしまいます。「写真」や「模型」も事業計画書の内容を補足する「追加資料」には変わりがないのですから、ここは「追加資料を持ち込んで説明してよろしいでしょうか。」という漠然とした言葉を使用して質問すべきなのです 。
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