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修繕予算を計上して修繕を実行するまでには、原則として4か月から1年かかることをご説明しました。ただし「原則として」と書いているように、例外もあります。「流用」という制度で、読んで字のごとく、他の費目で計上されている予算を修繕費に転用して使うことです。ただし、いつでもできる制度ではありません。流用する他の予算計上額が必要ですし、なによりも流用する大義名分(=緊急性)がなければなりません。
自治体担当者に「すぐには対応できない。」と言われても、特に、修繕を行わないと利用者の安全性に及ぼすと考えられる場合などは「流用」という制度があるのですから、簡単にあきらめてはいけません。なんとか自治体に修繕予算を確保してもらう努力をしましょう。
ただし、口頭で伝えるだけでは不十分です。自治体担当者に必要性を理解してもらうためにも、資料を作成してください。
おおむね必要な資料は以下のとおりです。
■修繕が必要な箇所(図面を含む)
■壊れた原因(経年劣化、利用者の過失など)
■修繕方法、金額、修繕に要する期間
できれば複数の修繕方法を選択肢として用意すること。
FAXでよいので見積書があればベスト
■応急措置として行った事項
■管理運営に及ぼす影響
■修繕中に閉鎖が必要な施設、キャンセルすべき予約など
自治体の責任範囲の修繕なのに、なんで、こんな資料を作成しなければならないのかと考える方もいらっしゃるでしょう。ただ、修繕の責任範囲はあくまで費用負担の問題であり、修繕の必要性の説明責任は、一義的には、管理運営者(=指定管理者)にあるというのが自治体職員の考え方です。
これが正しいかどうかは微妙ですが、少なくとも、施設について一番詳しいはずの指定管理者が修繕の必要性の説明責任を負うということはある意味、理にかなっていると私は思います。
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