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指定管理者は自らの業務をセルフモニタリングするとともに、自治体からモニタリング調査という形で監督を受けています。モニタリングの形式は様々で、自ら行うセルフモニタリングのほかに、厳しい場合は毎月、緩やかな場合でも1年に1回は自治体のモニタリング調査を受けているはずです。 これらのモニタリングには、どのように対応すればよいのでしょうか。
■自治体のモニタリングの位置づけを知る
モニタリングは頻度だけでなく、手法も自治体によってバラバラです。様式に記入する形式的な場合もあれば、細部にわたってみっちりとヒアリングが行われる場合もあります。
まずは、自治体がどのような手法でモニタリングを行っているかを把握してください。一般的な傾向として、形式的にしかモニタリングが行われていない場合は、指定管理者側もそんなに真剣に考える必要はありません。定められた様式にありのままの事実を記載すればそれで十分です。
一方、ヒアリングが年4回以上行われていたり、ホームページで詳細なモニタリング結果を公表している場合などについては、自治体がモニタリングに相当なウエイトを置いています。この場合は、単に事実を記載(報告)するというだけでは不十分で、対策が必要になってきます。 なお、モニタリングの自治体での位置づけは、担当者の交代などにより、ある年度に突然変わることもありますので注意してください。
■モニタリング対応は次期公募対策
とても多忙な皆さんが、毎月のように報告書を提出したり、ヒアリングを受けたりすることはとても、苦痛だと思います。私も、5企業・団体のモニタリングを行っていた時期がありますが、どの企業・団体も口には出しませんが、明らかに迷惑そうでした。
ただ、最近、モニタリングは、次回公募の際の資料として使用されることも増えてきています。つまり、次回審査の際に、審査委員にモニタリング結果が配布されるというケースが増加しているのです。このような場合、当然ですが、悪いモニタリング結果は、次期指定管理者の審査に悪影響を与えます。
ということで、大変とは思いますが、「モニタリングは次期公募対策」と割り切り、他団体よりも早い時期から公募対策を行えることを、幸運と思って対応することが必要となりつつあります。
■重要な時期があります。
自治体の職員にとって地方議会は大きな関心事です。したがって、モニタリングがどのような時期・手法で行われようとも、議会前はとても大切な時期だと考えてください。
自治体によって、多少異なりますが、地方議会は年4回(6月、9月、11月、2月)開催されます。ということは、それぞれの議会開催前の利用者数や利用料金が好成績であれば、議会で質問されても、「利用者数は○○人で、前年比○%増加となっており、おおむね順調な管理運営が行われております。」と答えることができます。逆に利用者数などが減少している場合は、減少理由を説明する必要があり、天候不順や故障などによる施設の臨時閉鎖などの明確な理由がない場合は、非常に苦労します。
ということは、特にゴールデンウィーク(6月議会前)、夏休み(9月議会前)、10月(11月議会前)、1月(2月議会前)の利用者数や利用料金などは、自治体職員の関心が一番高い数字です。この部分が好調であれば、普通はモニタリングもすぐに終わるはずですが、もし、万一、前年度から大きく減少している場合は、その理由を根掘り葉掘り聞かれることとなり、なかなかモニタリングも終わらないということを知っておいてください。
■利用者数の調整
大事な時期があるからと言って、毎年、ゴールデンウィークや夏休みの利用者数を増やし続けることは困難です。では、どうすればよいかというのでしょうか。
例えば、昨年度のゴールデンウィークには非常に多くの利用者があり、今年度は、どんなに頑張ったって、昨年度を超えることは難しいというケースがあるとすれば、4月(特に春休みがある上旬)にイベントを集中させ、4月の利用者を増やすのです。
議会に施設利用者を報告するにあたって、どの時期の数字を報告するか厳密に決まっているわけではありません。したがって、仮にゴールデンウィークの入場者が大きく減少していても、4月の利用者がアップしていれば、自治体職員は、6月議会で、「4月の利用者は増加しており、おおむね順調な管理運営が行われています。」とゴールデンウィークには触れずに回答ができます。
つまり、ゴールデンウィークや夏休みの利用者をもうこれ以上増やせない場合は、その前後で、前年を上回る数字を出して、当該年度を乗り切れれば、次年度は、ゴールデンウィークや夏休みに利用者を増加させる基礎となるハードルが下がっていますから、次年度も対応が可能になります。このように自治体になるべく迷惑をかけないように利用者数を調整することも指定管理者としてのノウハウのひとつだと思います。
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