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今回は、自治体に書面で出すモニタリング(セルフモニタリングを含む)についてです。自治体職員の評価を下げる報告事例をご紹介します。
自慢しすぎ。
指定管理者公募の事業計画書は、他企業・団体との競合に勝つために自社のPRが必要です。一方、モニタリングは、管理運営の評価と成果が上がっていない分野の原因分析と対策・措置の記載が必要となります。このように、全く必要事項が異なる書面を混同して、「こんなことができた。」、「従来よりここがよくなった。」という記載の羅列で終わっている報告がたくさんあります。
モニタリング調査票は、自治体職員にとって、利用者数などの数字の把握とともに、改善すべき点を洗い出し、どのように改善する予定かということを分析する手段であることを理解してください。モニタリングで自慢しすぎるのは「反省していない」と判断されるだけで、全くプラスにはなりません。
■自治体への不平・不満が記載されている。
「施設の動線が悪い」、「想定以上に電気料金高騰しているが自治体は全く対応してくれない。」、「新しい施設になのに雨漏りがある」など、不平・不満を記載しているだけのモニタリング調査票も見かけますが、これは、次回公募まで保存されるので、絶対にやめた方が無難です。自治体職員からみれば、指定管理者の不平・不満の多くは、初めから分かっていたことで「何をいまさら」という目で見ていることがほとんどです。
■事業計画書を無視している。
事業計画書は自治体との約束です。したがって、原則として、記載していることは、必ず実行しなければなりません。年度末のモニタリングにおいて、年度内に実施しなければならない「取り組み」や「イベント」が実施されていないにもかかわらず、これに触れていないことは、自治体職員の評価を著しく下げます。
もし、万一、何らかの理由で、事業計画書に記載した事項ができない場合は、必ず、自治体に出向いて、「申し訳ありませんが、○○の理由により、□□のイベントは実施できません。代替措置として、△△を実施します。」と説明すべきです。合理的な理由があれば、自治体も認めてくれます。
また、事業計画書で年間利用者目標「○○万人」と記載していることがあります。あくまで目標なので、達成できなくても問題ないと考えている方がいらっしゃるかもしれませんが、これは全くの誤りです。万一、年間利用者目標が達成できない見通しとなったら、自治体に出向いて「○○などの理由で今年度は年間利用者目標を達成できる可能性が低くなりました。来年度は、□□、△△などの措置を講じて、必ず目標を達成します。」と説明すべきです。年間利用者目標は施設運営の基本です。これを達成できないのに、何の措置を取らないというのは、自治体から見れば背信行為以外のなにものでもありません。
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