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では、包括外部監査には、どのように対応すべきなのでしょうか。
■十分な事前調査・対策
包括外部監査の期間はだいたい5月から翌年2月くらいまでです。包括外部監査の通知が来たら、まず、当該年度に他の指定管理者の監査が行われているかどうか確認しましょう(自治体担当者に聞けば、調べてくれます。)。その上で、何を調べられ、何が指摘されたかを他の指定管理者から確認し、対策をたててください。包括外部監査に関しては、自治体担当者と指定管理者は一連託生です。必ず自治体担当者を交えて、対策を協議してください。
事前の資料提出要求は、通常は自治体だけで、指定管理者にはありませんが、特に、年度前半で、自治体の担当者が交代したばかりの場合は、自治体の仕事などと言わずに協力してあげてください。自治体担当者と共同で難敵に立ち向かうという姿勢が大切です。
■監査当日の対策
事前調査で、恐れているような包括外部監査人であることが判明すれば、結論は最初から決まっているのですから、「そんなことは実務上はできない」という趣旨の反論は全く無意味です。むしろ、包括外部監査人にプレッシャーをかけて、できる限り被害を最小限に抑えることを考えてください。
まず、専任の記録者を必ずつけてください。記録は要訳でなく、全文で行ってください。「お話を誤解するといけないので録音させてください」と言って録音するとともに、何を言ったか聞き取れなかった場合などは、話をとめて、言った内容を確認するようにしてください。全文記録していることで、うかつにはしゃべれないというプレッシャーを与えられます。
また、反論は無駄と説明しましたが、確認は無駄ではありません。指摘内容の根拠は必ず確認しましょう。
「根拠法令はあるのですか。」
「おっしゃる根拠は何ですか。」
「その『通常』を判断する統計的なデータはあるのですか。」
この3つを冷静に言えれば十分です。常に根拠を確認することで、根拠のないことは言いにくくなります。、また、可能であれば、包括外部監査当日に顧問弁護士や顧問税理士を同席させてください。同業者が前に座っていれば、あまり露骨な言いがかりはできません。1日中の同席が難しければ、例えば、午後からの1時間でも同席を検討してください。「午後2時〜3時まで当社のアドバイザーである顧問弁護士が同席させていただきます。」と言えるだけでも大きな牽制になります。当然ですが、包括外部監査人にどの資料を渡したかも必ず記録に残してください。
■監査終了後の対策
監査終了後も資料提出要求や電話での照会があります。資料は、必ず自治体担当者と協議して提出してください。(提出資料の内容が自治体の持っている内容と一部でも異なっていれば「虚偽報告」と言いがかりをつけられる可能性があります。)
電話での照会も必ず、「後でご連絡します」と回答し、自治体との協議後に回答してください。「そこまでしなくても」と思うかもしれませんが、包括外部監査への対応はそれくらい厳しいものなのです。
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