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年金問題で一時期、社会保険庁が「分母対策」を実施していました。これは、国民年金の納付率を上げる対策として、納付者(「分子」)を増やすのではなく、年金納付義務の免除などにより、支払義務者(「分母」)を減らして、納付率を上げようということを意味します。年金未納問題の解決には全くつながらない方法なのですが(見かけの納付率が上がり)、国会対策などで意味があるということで、真剣に行われていたようです。
文化施設や展示場を管理運営されているみなさんは、社会保険庁のやり方を真似できます。つまり、予約が入っていない日に清掃やメンテナンス業務を入れることにより、その日はそもそも貸し出すことが出来なかった、つまり、稼働率の分母には入らないという理屈づけを行った上で、稼働率の計算を行うのです。
大ホールや大型展示場をご利用いただこうと思えば、どんなに遅くとも、2か月前には予約が入る必要があるでしょう。つまり、現時点(2月)で入って予約が入っていない今年度の営業日にはもう予約が入る可能性はほとんどないはずです。このような場合に、予約が入っていない日を清掃やメンテナンスに充てれば、稼働率計算の分母から外すことができ、稼働率を上げることができます。
例えば、年間218日の利用があった場合に、分母が365日なら、稼働率は59.7%ですが、清掃やメンテナンス等を理由に5日を分母から除けば、稼働率を60.6%に上げることができます。
管理運営の本質とは全く関係がないことですが、この例のように、分母対策で、稼働率の十の位の数字を変えられる場合や前年度の稼働率を上回れる場合などは、次回公募対策やモニタリング対策として、ある程度の意味があることだと思います。
なお、稼働率を上げるために実施するだけなのですから、清掃等を外部業者に委託して経費をかける必要はありません。職員が行ってください。