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指定管理者のみなさんは年度が終了すると、年度報告書(年次報告書)を自治体に提出しなければなりません。締め切りが年度当初の多忙な時期に当たるので、ついつい手抜きしがちですが、年度報告書は自治体職員が指定管理者を評価する基礎となる資料です。ですから、ぜひ、自治体職員の評価を高めるような報告書を提出して、次期公募を有利に導いてください。
1.締切日までに提出する
私はかつて6施設の指定管理担当係長でしたが、年度報告書に限らず、さまざまな資料作成依頼も含めて、常に締切日までに提出する指定管理者から、一度も締切日までに提出したことがない指定管理者までほんとうにいろいろでした。当然のことですが、締切日までに 提出しない指定管理者の評価は下がります。4月は、役所の人事異動があり、特に、新たに担当係長や担当者になった職員は、まだまだ知識が乏しいため、提出が遅れると業務(上司に提出する資料など)に大きな支障が生じます。自治体から要求された資料やデータは締め切りまでに提出することが大原則です。特に自治体職員の異動がある4月は絶対に締め切りを守るべきですし、1日でもよいので締切日前に提出するとかなりの確率で印象がアップします。
2.利用者数・稼働率の報告
23年度は震災による自粛ムード、計画停電や節電、猛暑、大雪など、非常に厳しい要因が多かったので、利用者数や稼働率が前年度に比べて下がっている施設も相当数あるのではないかと思います。このような場合に、利用者数・稼働率が下がったという事実だけを報告書に記載するのは、評価を落とします。当然ですが、利用者数・稼働率が落ちた原因の分析が必要です。東北地方や関東地方の一部を除けば、震災による自粛ムードによる減少は23年4月、5月くらいまでが限界で、6月以降も利用者数・稼働率が減少しているのであれば、年間を通した減少理由としては無理があります。
猛暑や大雪は「これまでの例では、最高気温が35度を超えた日は、利用者数が○○%程度減少します。今年度は、夏休み期間中35度を超えた日が○○日ありました。これは、22年度に比べ、○○日多く、これにより、○○○人程度の減少があったと考えられます。」というように数字を入れた具体的な説明が必要です。
また、減少の理由を説明するだけでは十分ではありません。いかなる理由があるにせよ、利用者・稼働率が減少したという結果が出ているのですから、何らかの対策を記載する必要があります。新たなイベントの開催、新たなサービス向上策の実施、広報の充実など、多額の経費をかける必要はないので、23年度とは違う新規事業を実施することを報告することが必要です。
3.アンケート結果
アンケート結果は、月次報告書で報告しているかもしれませんが、重複しても構わないので、年次報告書にも記載してください。ほかのコラムでも書いたのですが、自治体は、みなさんが考えている以上に利用者アンケートの結果を重視しています。このため、利用者数・稼働率が下がっている場合でも、利用者アンケートの結果が前年度よりも向上していると、「もう少し見てから評価しよう」という結論になりやすいことは事実です。
言い換えると、利用者数・稼働率が下がった年度ほど、利用者アンケートの結果は重要です。このような場合は、利用者アンケートの結果を前年度分と比較してみてください。万一、アンケート結果も22年度に比べて芳しくないということであれば、まだ3月31日まで時間があるのですから、アンケートをやり直してください。利用者アンケートの回数に制限はないのですから、芳しくない結果をそのまま報告するのは無策です。(2012.3.19)