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みなさんは自治体の当初予算がいつごろから編成されているかご存じですか。通常は前年度の9月、つまり平成23年度(H23.4〜H24.3)当初予算は、半年以上も前の平成22年の9月ごろ(早い自治体は8月)から編成作業が行われます。
自治体の予算は、担当課が作成した要求項目を財政部局が査定する(=減額する)という作業手順で行われます。つまり、作業が進むにつれて予算の項目や金額が少なくなっていくだけで、緊急性があるからといって、担当課があとから予算要求を増額することは原則としてできません。このため、修繕(更新)にかかる費用を次年度当初予算に計上してもらおうとすれば、遅くとも前年の8月には自治体担当者に「○○の修繕(更新)の費用を予算に計上してほしい。」と伝える必要があります。
「半年以上も先のことがわかるはずがない。」と多くのみなさんは思うでしょうが、これが現在のシステムです。おそらく、7月下旬から8月にかけて自治体から「修繕箇所」の調査があると思います。夏休み期間中の繁忙期に次年度の調査が来るので、ついつい「該当なし」で回答したという経験はありませんか。これは、全く誤った対応です。
誤解を恐れずに言うと、たとえ、現時点で修繕が必要な個所がなくても、無理やりでも修繕箇所をつくって予算要求すべきです。理由は、本当に修繕費が必要なときにすぐ予算確保を行うことが実務的に難しいからです。
「修繕2」の項目で「流用」という制度をご説明いたしましたが、例えば空調システムの修繕する予定で計上されている修繕費を遊具の修繕に使うことは、「修繕費」という予算科目が同じなので「流用」という制度を使わなくても担当課の判断で行うことが可能です(金額が大きい時など例外もあります。)。
したがって、担当課に「修繕費」の予算計上がされていれば、名目が何であれ、基本的には担当課のみの判断で迅速に修繕費予算が執行できるのです。おそらく、6月下旬ごろは梅雨シーズンでそんなに忙しくないと施設も多いと思います。この時期に、次年度、修繕が必要な個所を無理やりにでも探して、次年度の修繕に関する資料づくりを始めましょう(作成する資料は「修繕2」を参照してください)。そうして、うまく修繕費が確保できれば、次年度は突然発生した優先度の高い設備等の修繕に振り替えることは比較的簡単に可能です。
つまり、修繕する設備の名目は何であれ、「修繕費」という予算をできる限り多く確保できるように自治体担当者に協力することが、自治体に迅速に修繕を実施してもらう一番良い方法であり、ひいては利用者サービスにもつながるのです。
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